電子取引とは、取引先との間での取引情報を電子データで受け渡す取引をいいます。インターネットによる請求書等の受け渡し、ネット通販での購入、電子メールによる見積もりや発注なども電子取引です。
そのような電子取引の情報を電子取引データと呼び、令和4年1月からその電子取引データを印刷しての保存が認められなくなりました。
宥恕措置として、電子取引データを印刷して紙での保存も認められていましたが、令和6年1月から電子取引データの紙での保存は認められなくなります。
言い換えると、紙で受け取ったものは紙のままで保存するのはいいが、電子取引で受け渡ししたものは、電子取引データのまま保存しなければならないということです。
まずは、取引先から受け取る全ての書類を確認しましょう。
電子取引データは電子メールに添付された請求書等だけではありません。
ネット通販サイトからダウンロードやスクリーンショットした請求書・領収書、クレジットカードの利用明細や交通系ＩＣカードの支払いデータなど身近にあるものだけでも多くあります。「電子取引は自分の会社には関係ない」と決めてかからずに、まずは自社で行われている電子取引を洗い出しましょう。
注意すべき点は、経理部門で行われるの取引だけではないという事です。役員や従業員による立替払いの経費精算も含まれます。従業員が個人のアカウントで新幹線のチケットなどを購入している場合、個人のアカウントのＩＤやパスワードを入力しないとダウンロードできない可能性があります。このような場合、業務フローを見直す必要があります。
もちろん、自社で発行する電子取引のデータも保存対象です。社内で保存ルールを検討しておきましょう。
電子取引データの保存には、改ざん防止のための措置(真実性)や可視性・検索性などの要件を満たす必要があります。
以下が主な要件です。
以下のいずれかを満たす事
・発信者もしくは受信者がタイムスタンプを付す
・訂正削除履歴が残る
・改ざん防止の事務処理規定を制定し遵守する
全てを満たす事
・モニター・操作説明書等の備付
・日付、金額、取引先名で検索できるようにする
・法人 最大10年
・個人事業者 7年
電子取引データの保存には、専用の保存システムを「利用する」、もしくは「利用しない」の二つに分かれると思います。
専用の保存システムを「利用する」ことになれば、上記の保存要件を満たしているので経理業務の負担の軽減やデジタル化を進める上でも、メリットが大きいといえるでしょう。
専用の保存システムを「利用しない」場合には、保存要件を満たすために業務が煩雑になるうえ、電子取引データの保存期間中にデータを紛失するなどのリスクが大きくなります。
電子帳簿保存法は、これからのデジタル社会においての電子データ保存のルールを明確に定めたものです。永続的な電子帳簿保存への対応においても、専用の保存システムを利用した方が良いでしょう。
