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コラム

2022.03.29
電子データの保存の仕方に注意!?~電子帳簿保存法が2022年1月より改正されました~

 

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類(国税関係帳簿書類)を、
電子データ等により保存する時の方法について定めた法律です。
2022年1月に、改正電子帳簿保存法が施行されました。

これは、これまで紙で保存されることが義務付けられていた国税関係書類を、
電子データ化して保存するための条件が緩和されると同時に、
電子取引で生じる国税関係書類の保存が義務化されることになります。
昨今のDX化、テレワークの普及などペーパーレス化が進むなか、
電子データの保存の仕方には注意が必要となります。

<「令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて」国税庁HP>
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/12.htm

国税関係書類とは

保存義務のある国税関連帳簿書類とはどんなものがあるのか見ていきます。

・帳簿:自社が関係する書類のことで、決算にかかわる根拠資料
    仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳など

・書類:①取引関係書類のこと
     請求書、契約書、注文書、見積書、領収書、納品書など

    ②決算関係書類のこと
     棚卸表、貸借対照表、損益計算書など

認められる保存方法とは

取引において、電子帳簿保存法が施行されるまでは基本的に紙の書類を受け取る必要があり、
税務上の保存期間が7年と義務付けられているので、保管スペースを確保するだけでも大変なことでした。
電子帳簿保存法がある今、次の保存法が認められています。

①電磁的記録での保存
 パソコンを用いて作成し、そのままDVDハードディスククラウドサーバを利用した保存方法です。

②紙データをスキャナーで保存
 スキャナーを用いて、紙の書類を電子データに変換して保存する方法です。

③電子取引により受領したデータ保存
 請求書や領収書を電子メールなどで受領や、
 ネット上からダウンロードする方法でやり取りする方法がこれにあたります。

電子データで受け取った書類の紙保存はダメ!

今回の改正で大きく変わるのが、電子データで受け取った国税関係書類を紙での保存ができなくなることです。
ペーパーレス化が進み、取引相手から請求書や納品書、領収書などが電子データで送られることが増えてきました。
しかし、今回の改正で、このデータを紙に出力して保管することが認められなくなります。すべての事業者が対象です。
今までの保存方法を続けてしまうと、青色申告の承認が取り消しされてしまい特例が使えなくなる可能性があります。

また、電子データを単に保存しておくだけでもいかず、保存するにも要件があります。
検索要件を満たす必要があり、保存するデータを検索できるよう保存しなければなりません。
検索の必須項目は「年月日」「金額」「取引先」の3つになります。
検索できるよう索引簿を作成するのもひとつの方法になります。

改正電子帳簿保存法は、2022年1月より施行になりました。
令和4年度与党税制改正大綱(2021年12月10日)により、2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間は、
一定の要件のもとで、電子的保存を必須とする取り扱いを宥恕する措置が整備されることとなっております。

< 電子取引データの出力書面等による保存措置の廃止(令和3年度税制改正)に関する宥恕措置について 財務省HP>
https://www.mof.go.jp/tax_policy/20211228keikasoti.html

しかし、2年後には対応が必要となるため、自社の保存方法を見直し、準備を進めていきましょう。
さいたまクラウド経理サポートセンターでは貴社の電子帳簿保存法への対応についてもサポートさせていただきます。

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