インターネットを利用したアンケートによると、中小企業の約8割が経費精算を紙やエクセルなどで行っているようです。
この結果から思うに、中小企業がITやRＰA、AIを利用し、バックオフィス業務を自動化しているとは考えにくいものです。
バックオフィス業務の具体例としては、「経費精算」「売掛金の残高チェック」「請求書発行」「月次資料作成」などが挙げられます。バックオフィス業務は会社を経営する上で必要不可欠です。
また、ほとんどの会社では、バックオフィス、とりわけ経理業務は月末から月初めにかけて集中しています。経理業務のうち幾つかの工程をＩＴ化(*1)することにより、経理業務担当者の負担を大幅に削減できるのです。
(*1)IT（Information Technology）：一般的な日本語訳は“情報技術”です。しかし、アメリカ情報工学協会の定義によると、”コンピュータをベースとした情報システム、特にアプリケーションソフトウェアやコンピュータのハードウェアなどの研究、デザイン、開発、インプリメンテーション、サポートあるいはマネジメント”と、定義されております。本コラムの内容に沿うように、ITの定義を言い換えますと、「システム等を利用して業務を簡単に終わらせましょう」となります。
ここからは具体的に経理業務をIT化するメリットをご説明していきます。
経費精算業務をIT化すれば、逐一領収書を印刷・整理して収集する必要がなくなります。
従業員一人一人がスマートフォンで領収書を撮影するだけで経費を自動で集計し、集計結果からスムーズに経費精算をすることができ、集計されたデータは自動で記帳されるのです。
経理担当者の負担だけでなく、従業員一人一人の負担も減らすことができます。
請求書発行に関する業務をIT化すると、見積書、納品書、請求書を一気通貫で作成することが可能になります。さらに、その請求情報は会計システムと連動し、仕訳入力が自動で行われます。
そのため、経理担当者の負担は大きく減ることになります。
また、追加でコストは必要になりますが、請求先への郵送も代行してくれるサービスもございます。
上記でお伝えしたように、IT化させることにより、今までのような毎月の経理業務用の資料作成が不要となります。もし、請求書の発行に関わる業務一つだけをIT化したとしても、経理担当者の負担を大きく軽減することができるのです。
ITによって取引から実際に仕訳を起票する作業の流れが大幅に省略されることにより、最新の会計データがいつでも確認できるようになります。経理業務をIT化するだけで、会社の業績把握や経営判断などの梶切りを素早く行うことが可能になるのです。
少し話は変わりますが、中小企業では経営者自らが経理業務を行っていることも珍しくありません。経理業務は、もちろん必要不可欠な業務ですが、本来であれば経営者は本業に専念したいところですよね。
経理業務をIT化させることで経営者や経理担当者への負担が減り、業務の効率化に繋げることができるのです。
さいたまクラウド経理サポートセンターでは最新のＩＴツールを活用した経理・労務を中心としたバックオフィスの改善提案からアウトソーシングまで一気通貫でサポートしております。
経理・労務でお悩みがございましたらご相談やお見積もりは無料ですのでお気軽にお問合せください。
