経理は会社経営においてもっとも重要な、利益を生み出すためにお金の管理をするお仕事です。
会社にとって重要なポジションの経理ですが、人材にはいつでも退職リスクが潜んでおり、現在担当者がいるという会社においてもいつ担当者が退職してしまうかは予想ができません。
「突然経理が辞めた」「2週間後に経理退職予定だが後任担当がいない」などお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
今回は、突然の経理担当者の退職に生じるリスクとその対策についてお話させていただきます。
経理業務には、請求業務・支払業務・給与計算・会計入力などがあり、それぞれの業務フローや使っているシステム等、会社によって様々です。
経理担当者から突然、「退職する」といわれた場合、経理退職までの限られた期間の中で経理業務の引継ぎはスムーズに進みますか？
業務の引継ぎがうまくいかない場合に起こり得るリスクについて考えていきましょう。
支払い業務については、支払漏れなどがあると、取引先に迷惑をかける上に会社の信用を落としてしまうことにつながります。
経理退職に備えて、以下を把握することができておりますか？
☑「請求」「支払い」に関してはいつのタイミングで行うでしょうか？
☑どこに請求するのでしょうか？
☑どのように請求書を作成しているでしょうか？
給与計算については、高度な専門知識を必要とします。
個人情報や機密情報があるのに、採用したばかりの人に任せるべきなのでしょうか？
会計入力は専門的な知識が必要なため、担当者が不在の場合に社内の誰かが一時的に引き受けることは難しいのではないでしょうか。
リスク1でご紹介した業務を始めとした経理業務は、同じ経理担当者が業務を長年担っており、ブラックボックス化されていることも少なくありません。
ブラックボックス化されていることにより、「経理担当者にしかわからない」業務が生まれ、属人化してしまうのです。
その結果、経理退職する際、短い期間でスムーズな引継ぎが難しい状況が生まれてしまうのです。
経理退職が決まった場合、早急に後任を探したり、新たに求人募集をかけることになるでしょう。求人募集には、求人広告や人材紹介など多くの費用がかかります。
また、給料計算やお金の入出金などの業務は、個人情報や機密情報を扱うため、採用したばかりの後任担当者に一任するのはリスクが大きいと言えます。
本来であれば時間をかけて後任を育成し、経営者様の信頼がおける相手に引き継いでいくことがベストだと思われます。
しかしながら、経理退職の決定から採用・育成を開始しても十分な時間がかけられないのが現状であり、最悪の場合、経理不在という空白の期間が生まれてしまう恐れもあります。
長年同じ担当者が経理を担っていると、業務マニュアルがないことが往々にあります。
経理退職するとなった場合、引継ぎをしてもらえる場合は不明点を担当者へ質問することができます。しかし、突然経理退職をしてしまった場合、後任の担当者はマニュアルがない中で過去の資料を見ながら業務をすることになり、時間がかかったり、間違ってしまうケースも少なくありません。
どれだけの業務をどのように行っているかを、「誰が見ても分かるようなマニュアル化」しておくことと、ファイルにまとめられた紙の資料や、オンライン上のファイル、パスワードなどの情報など、何がどこにあるのかを整理して共有することにより、経理退職の際のリスクを軽減することが可能です。
しかし、マニュアル化にしても情報の整理にしても、急に整備することは難しいと思います。
マニュアルの整備や情報の整理には時間がかかります。そこで、「経理アウトソーシング」を利用して、一度業務の見直しをしてみてはいかがでしょうか。
経理のアウトソーシングには以下のようなメリットがあります。
・経理担当を雇用するよりコストがかからない。採用コストもゼロ！
・急な経理退職の心配がない。
・専門家による正確な会計が可能。
・個人情報や機密情報が保護できるので安心。
このコラムでは、突然の経理退職によって会社に生じるリスクとその対策についてお伝えいたしました。
●経理は会社にとって重要なポジションである
●経理業務は企業によって様々である
●経理担当者が突然辞めると業務の引継ぎができず会社の信頼を失う可能性もある
●後任の経理担当者の採用・育成にコストがかかる
●経理業務はブラックボックス化されており「経理担当者にしかわからない」業務が生まれ、属人化してしまう
●情報が属人化しないようにマニュアル化するのがよい
●経理業務のお悩みを素早く解決したい場合は「経理代行」がある
私たち経理マイスターでは相談を無料で承っております。
上記のようなお悩みのある方は是非一度ご相談ください！
